Planilha Cotação De Fornecedores Excel Grátis

1. Abra a aba Instruções e leia as 10 etapas de preenchimento, conferência fiscal e aprovação.
2. Na aba Cotação, preencha as células amarelas com ID, data, solicitação, categoria, código, descrição, unidade e quantidade.
3. Informe fornecedor, CNPJ, preço unitário, frete, desconto, ICMS, ISS, prazo de entrega, pagamento e validade da proposta.
4. Confira os campos calculados Total Bruto, Total Líquido e Status. O total bruto considera quantidade, preço unitário e frete; o líquido deduz o desconto.
5. Na aba Comparativo, informe o código do produto, até três fornecedores e seus respectivos preços. A descrição e a quantidade são buscadas automaticamente.
6. Analise menor preço, fornecedor recomendado, economia potencial, diferença percentual e decisão calculada entre Aprovar e Negociar.
7. Use a aba Resumo para revisar indicadores, fornecedores, prazos, status e gráficos antes de documentar a aprovação da compra.

Em uma empresa brasileira, a cotação normalmente começa com uma solicitação de compras, passa pela coleta de propostas e termina com uma aprovação documentada. A aba Cotação (Figura 1) foi estruturada para registrar esse fluxo: as colunas A a C identificam a cotação e a solicitação, enquanto D a H descrevem categoria, produto, unidade e quantidade.

O comprador pode registrar uma compra de papelaria, tecnologia, mobiliário, limpeza, serviços ou software. A lista de categorias já inclui oito opções, e a unidade aceita Unidade, Pacote, Kit, Serviço, Licença ou Caixa. Em uma solicitação de 40 pacotes de papel A4 a R$ 31,90, por exemplo, o valor dos produtos é R$ 1.276,00 antes do frete.

Registro comercial da proposta

As colunas I a R armazenam o fornecedor selecionado, o CNPJ, o preço unitário, frete, desconto, ICMS, ISS, prazo, pagamento e validade. Esse conjunto é útil para o comprador comparar uma proposta de fornecedor nacional com outra que tenha frete diferente ou condição de pagamento em 28 dias.

O CNPJ deve ser conferido no cadastro da Receita Federal antes da aprovação. Uma proposta de notebook de R$ 5.450,00 por unidade, com oito unidades, R$ 180,00 de frete e R$ 300,00 de desconto, chega a R$ 43.480,00 líquidos pela lógica da planilha.

Comparação para decisão

A aba Comparativo (Figura 2) recebe até três fornecedores por item. O PROCV busca descrição e quantidade pelo código, enquanto o MÍNIMO identifica o menor preço entre as colunas E, G e I.

Na aba Resumo (Figura 3), o gerente financeiro acompanha valor total, ticket médio, economia potencial, percentual aprovado, prazo médio e participação nas recomendações. A aba Instruções (Figura 4) explica a conferência de frete, impostos, validade e risco antes da aprovação.

Uma cotação não substitui a conferência fiscal da nota. Antes de aprovar, o analista deve verificar se a futura NF-e ou NFS-e corresponde ao fornecedor, ao CNPJ, ao produto, ao CFOP e à tributação informada na proposta. A planilha registra ICMS e ISS em percentuais, mas não calcula automaticamente imposto destacado nem substitui a escrituração fiscal.

Para mercadorias, confira a incidência de ICMS, eventual ICMS-ST, CST e origem da operação. Para serviços, confirme o ISS, o município competente e possíveis retenções. Um preço de R$ 10.000,00 com ICMS informado como 18% não deve ser interpretado automaticamente como imposto adicional: é necessário saber se o valor é bruto, líquido ou já contempla o tributo.

Validação do fornecedor

O fornecedor enquadrado no Simples Nacional pode apresentar tratamento diferente de uma empresa no Lucro Presumido ou Lucro Real. A planilha possui campo para CNPJ e percentuais, mas não calcula a alíquota efetiva dos Anexos I a V da Lei Complementar 123/2006.

Na prática, uma empresa pode comparar três propostas de R$ 31,90, R$ 33,80 e R$ 34,50. O Comparativo aponta R$ 31,90 como menor preço e calcula economia potencial de R$ 2,60 por unidade, equivalente a aproximadamente 7,54% sobre o maior valor. Como o percentual fica abaixo de 10%, a decisão automática será Aprovar, condicionada à análise documental.

Integridade dos cálculos

Na aba Cotação, o Total Bruto segue a fórmula quantidade vezes preço unitário mais frete; o Total Líquido subtrai o desconto. Assim, 40 unidades a R$ 31,90, frete de R$ 45,00 e desconto de R$ 20,00 resultam em R$ 1.301,00 brutos e R$ 1.281,00 líquidos.

Use o campo de impostos como informação de conferência, não como componente automático do total. Essa separação evita somar ICMS ou ISS duas vezes quando o preço apresentado pelo fornecedor já inclui a tributação.

Um erro frequente é comparar preços unitários sem considerar a quantidade solicitada, o frete e o desconto. Em uma compra de 100 caixas, a diferença de R$ 2,00 por unidade representa R$ 200,00; porém, um frete adicional de R$ 250,00 pode inverter a escolha. Por isso, registre o frete na coluna própria e examine o Total Líquido.

Códigos e descrições inconsistentes

Na aba Comparativo, o código do produto é a chave usada pelo PROCV. Se o código PAP-A4-75 for digitado como PAP A4 75, a descrição e a quantidade não serão localizadas. O mesmo problema ocorre quando um zero à esquerda é perdido ou quando o comprador mistura código interno com referência do fabricante.

Outro problema observado em arquivos de compras é usar a descrição como chave. Descrições como toner preto ou cadeira ergonômica podem aparecer para produtos diferentes. O código deve ser único por item, enquanto a descrição detalha gramatura, modelo, capacidade ou especificação técnica.

Confusão entre menor preço e melhor proposta

O menor preço não considera automaticamente prazo, garantia, condição de pagamento ou qualidade. Um fornecedor a R$ 1.180,00 com entrega em 30 dias pode ser menos adequado que outro a R$ 1.215,00 com entrega em 5 dias quando a operação precisa do item nesta semana.

Também é comum preencher ICMS como 18 em vez de 18%. A validação aceita percentuais entre 0 e 1; portanto, 18% deve ser digitado como 18% ou 0,18. Digitar 18 pode gerar uma leitura equivalente a 1.800% em outras análises, comprometendo a decisão.

Status fora da etapa correta

O Status aceita Pendente, Cotado, Aprovado e Rejeitado. Marcar Aprovado antes de conferir o CNPJ, a validade e a NF-e cria uma trilha operacional enganosa. A aba Resumo contará esse item como aprovado, alterando o percentual exibido no indicador executivo.

Comece padronizando os códigos usados pelo almoxarifado, financeiro e compras. Uma empresa com 300 SKUs pode adotar códigos como LIM-DES-500 para detergente de 500 ml e exigir que esse identificador apareça na solicitação, na cotação e no pedido de compra.

Personalizações úteis

• Inclua nas observações informações como garantia mínima de 12 meses, marca aceita, local de entrega e necessidade de instalação.
• Registre a validade em dias e priorize propostas com menos de 7 dias para nova confirmação antes da aprovação.
• Use a coluna de condição de pagamento para diferenciar 28 dias, 30 dias, pagamento antecipado e parcelamento.
• Adicione uma rotina interna para validar CNPJ, dados bancários e documentos cadastrais antes do primeiro pedido.

Para compras recorrentes, copie o código e a especificação técnica, mas atualize data, fornecedor, preço, frete e validade. Isso permite comparar uma proposta atual de R$ 145,00 com a cotação anterior sem alterar o histórico do período precedente.

Uso gerencial do resumo

Na aba Resumo, os indicadores por fornecedor mostram quantidade de itens cotados, valor total, prazo médio e participação nas recomendações. Se um fornecedor aparece em 8 de 20 recomendações, sua participação é de 40%; esse dado ajuda a identificar concentração de compras e oportunidades de homologação.

Os dois gráficos da aba Resumo podem apoiar reuniões de compras: um apresenta o valor total por fornecedor e o outro distribui os itens pelos status Pendente, Cotado, Aprovado e Rejeitado. Para preservar a integridade, altere somente as células de entrada e mantenha as fórmulas das colunas calculadas.